Uma rotina de administração eficiente, regrada e transparente pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um negócio. Por isso, contar com um bom contrato de prestação de serviços administrativos é fundamental ao entregar este trabalho tão delicado nas mãos de outra pessoa ou de outra empresa, definindo e formalizando todos os detalhes dessa relação.
Pensando nisso, neste artigo, veremos como esse documento ajuda a garantir mais segurança jurídica, estabelecendo prazos e condições de trabalho para resguardar ambas as partes envolvidas. Também detalharemos as principais características desse recurso legal e apresentaremos, na íntegra, uma minuta de contrato administrativo de prestação de serviços editável gratuita. Acompanhe!
O que caracteriza a prestação de serviços administrativos?
Para começar, é importante entender que um contrato de prestação de serviços de administração costuma compreender atividades voltadas à organização, controle e gestão de processos dentro de uma empresa. Esses serviços podem incluir tarefas como controle de documentos, gestão de contratos, atendimento a clientes, suporte em projetos e afins.
Além disso, atividades voltadas à gestão de propriedades também se enquadram nesse contexto, como administração de imóveis. Um contrato de prestação de serviços de administração de imóveis abrange tarefas como cobrança de aluguéis, controle de manutenção, intermediação de pagamentos e elaboração de relatórios de ocupação.
A legislação brasileira regulamenta o contrato de prestação de serviços administrativos por meio do Código Civil, mais especificamente nos artigos 593 a 609, que estabelecem as regras gerais para este tipo de prestação.
E, de acordo com a lei, o contrato de prestação de serviços de administrador não cria, necessariamente, um vínculo empregatício, desde que atenda às condições descritas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), como autonomia na execução dos serviços e ausência de subordinação direta.
Contudo, para assegurar sua validade jurídica, o documento deve sempre prever cláusulas que especifiquem o objeto do serviço, a forma de pagamento, os prazos e os direitos e deveres das partes. Além disso, é preciso deixar claro se trata de um contrato de prestação de serviços administrativos pessoa física ou pessoa jurídica, pois isso influencia diretamente na tributação e nas responsabilidades contratuais.
Como elaborar um contrato de prestação de serviços de administração?
Conforme antecipamos, elaborar um contrato de prestação de serviços administrativos exige atenção redobrada com os aspectos técnicos e jurídicos que asseguram sua validade. Na sequência, destacamos alguns dos principais passos para criar um contrato completo e funcional:
1 – Defina o objeto do contrato com clareza
O objeto deve detalhar as tarefas administrativas que serão realizadas. Por exemplo, “gerenciamento de arquivos e documentação da empresa” ou “controle financeiro e relatórios mensais”. Em contratos mais específicos, como um contrato de prestação de serviços administrativo-financeiro, é importante detalhar tarefas como o controle de contas a pagar e a receber, emissão de relatórios contábeis e gestão de fluxo de caixa. Descrições minuciosas evitam ambiguidades e facilitam a gestão do contrato.
2 – Identifique as partes e a natureza do serviço
Um bom modelo de contrato de prestação de serviços administrativos deve identificar claramente as partes envolvidas (contratante e prestador), especificando se a parte contratada é pessoa física ou jurídica. Essa identificação é crucial para delimitar as responsabilidades tributárias e jurídicas de cada um dos envolvidos.
3 – Estabeleça os prazos e as condições de pagamento
Indique os prazos para a execução do serviço e os termos de pagamento. Isso inclui valores fixos, periodicidade (mensal, semanal etc.) e condições para reajustes ou descontos. Caso o serviço inclua etapas ou entregas específicas, descreva esses intervalos detalhadamente.
4 – Inclua cláusulas de rescisão e penalidades
É essencial prever cláusulas para rescisão antecipada, estabelecendo prazos para notificação prévia e possíveis penalidades por descumprimento. Além disso, considere incluir disposições detalhadas sobre multas para atrasos nos pagamentos ou serviços mal executados.
5 – Fique atento a questões de confidencialidade
Quando o prestador de serviços tiver acesso a informações sensíveis a respeito do negócio, é indispensável incluir uma cláusula de confidencialidade para proteger os dados e as estratégias do contratante. Isso é comum em casos em que o contratado lida com contratos e finanças, por exemplo.
Modelo de contrato de prestação de serviços administrativos
Agora que já esclarecemos as principais boas práticas relacionadas à elaboração deste documento para garantir segurança jurídica em relações comerciais, disponibilizamos na sequência um modelo editável que pode ser personalizado de acordo com o seu contexto específico.
Aqui, trata-se de um contrato de prestação de serviços administrativos pessoa jurídica, mas, se for necessário, você pode ajustá-lo para as modalidades pessoa física com a ajuda de um profissional especializado em direito administrativo. Confira:
MODELO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES
CONTRATANTE: (Razão Social da Empresa Contratante), inscrita no CNPJ sob o nº (xxx), com sede na Rua (xxx), nº (xxx), bairro (xxx), CEP (xxx), Cidade (xxx), Estado (xxx), neste ato representada por seu representante legal, (nome do representante), (nacionalidade), (estado civil), portador do RG nº (xxx) e CPF nº (xxx).
CONTRATADA: (Razão Social da Empresa Prestadora de Serviços), inscrita no CNPJ sob o nº (xxx), com sede na Rua (xxx), nº (xxx), bairro (xxx), CEP (xxx), Cidade (xxx), Estado (xxx), neste ato representada por seu representante legal, (nome do representante), (nacionalidade), (estado civil), portador do RG nº (xxx) e CPF nº (xxx).
As partes acima identificadas têm entre si justo e acertado o presente Contrato de Prestação de Serviços Administrativos, que será regido pelas cláusulas e condições abaixo descritas, em conformidade com a legislação brasileira vigente.
DO OBJETO DO CONTRATO
Cláusula 1ª. O presente contrato tem como objeto a prestação de serviços administrativos pela CONTRATADA à CONTRATANTE, conforme descrito no Anexo I deste contrato, incluindo, mas não se limitando a:
Organização e controle de documentos administrativos e financeiros;
Emissão de relatórios gerenciais e suporte à gestão;
Controle de processos internos e suporte logístico-administrativo.
Cláusula 2ª. Os serviços prestados pela CONTRATADA não configuram, em hipótese alguma, vínculo empregatício entre os funcionários da CONTRATADA e a CONTRATANTE, sendo a relação estritamente comercial e regida pelo presente contrato.
DAS OBRIGAÇÕES DAS PARTES
Cláusula 3ª. São obrigações da CONTRATANTE:
a) Disponibilizar as informações e os documentos necessários à execução dos serviços;
b) Facilitar o acesso às suas instalações, caso necessário, respeitando os horários e normas internas;
c) Realizar o pagamento dos serviços conforme estipulado neste contrato.
Cláusula 4ª. São obrigações da CONTRATADA:
a) Prestar os serviços descritos no objeto deste contrato com diligência e eficiência, respeitando os prazos acordados;
b) Garantir a confidencialidade de todas as informações acessadas durante a execução dos serviços;
c) Emitir nota fiscal referente aos serviços prestados;
d) Observar as normas legais e regulamentares aplicáveis à prestação dos serviços.
DO PRAZO E DA VIGÊNCIA
Cláusula 5ª. O presente contrato terá vigência de (xxx) meses, iniciando-se em (data de início) e terminando em (data de término), podendo ser renovado mediante acordo entre as partes, por escrito.
DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
Cláusula 6ª. A CONTRATANTE pagará à CONTRATADA o valor de R$ (xxx), correspondente aos serviços prestados, em parcelas mensais, com vencimento no dia (xxx) de cada mês, mediante (transferência bancária/depósito em conta).
Cláusula 7ª. Em caso de atraso no pagamento, incidirá multa de 2% sobre o valor devido, acrescida de juros de mora de 1% ao mês.
DA RESCISÃO
Cláusula 8ª. O contrato poderá ser rescindido por qualquer uma das partes mediante notificação por escrito, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.
Cláusula 9ª. O descumprimento de quaisquer cláusulas por uma das partes poderá acarretar a rescisão imediata do contrato, sem prejuízo do ressarcimento por danos causados à outra parte.
CLÁUSULAS ESPECÍFICAS
Cláusula 10ª. Confidencialidade: A CONTRATADA compromete-se a não divulgar ou utilizar para fins pessoais quaisquer informações confidenciais obtidas durante a execução dos serviços, sob pena de responder civil e criminalmente.
Cláusula 11ª. Compliance: A CONTRATADA deverá cumprir todas as normas de compliance e proteção de dados aplicáveis, especialmente as previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018).
DO FORO
Cláusula 12ª. As partes elegem o foro da Comarca de (cidade/estado), para dirimir quaisquer dúvidas ou controvérsias oriundas deste contrato, com exclusão de qualquer outro, por mais privilegiado que seja.
Por estarem de pleno acordo, as partes assinam o presente contrato em duas vias de igual teor e forma, juntamente com as testemunhas abaixo.
[Cidade/estado], [data]
Assinatura do CONTRATANTE
Razão Social:
Assinatura do representante:
Assinatura do PRESTADOR
Razão Social:
Assinatura do representante:
Assinaturas das Testemunhas
Nome:
CPF:
Nome:
CPF:
Cláusulas essenciais em um contrato de prestação de serviços administrativos
É importante ainda ter em mente que a inclusão de cláusulas bem estruturadas e específicas contribui para que o contrato administrativo de prestação de serviços seja juridicamente robusto e adequado às necessidades das partes envolvidas.
Isso significa ir além dos artigos básicos — identificação das partes, pagamento e afins —, explorando com mais profundidade temas especialmente relevantes para este tipo de documento. Veja alguns exemplos:
– Cláusula de responsabilidade por documentação e dados
Serviços administrativos frequentemente envolvem a manipulação de dados sensíveis e documentos financeiros, como contratos, relatórios fiscais e informações estratégicas. Essa cláusula, então, deve especificar as responsabilidades do prestador em relação à guarda, organização e sigilo dessas informações.
Aqui, é possível determinar que o prestador deve utilizar sistemas seguros de arquivamento, restringir o acesso a documentos confidenciais e garantir que todas as informações sejam devolvidas ao término do contrato. Além disso, é importante prever sanções em caso de perda, mau uso ou divulgação indevida dos dados.
– Cláusula de atendimento às normas de compliance e LGPD
Com o crescimento da importância das políticas de compliance e da proteção de dados no ambiente empresarial, essa cláusula deve assegurar que o prestador de serviços administrativos esteja ciente e concorde em cumprir todas as normas internas da empresa contratante, bem como as exigências legais aplicáveis, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Isso inclui a obrigação de tratar dados pessoais apenas para os fins descritos no contrato e de implementar medidas técnicas para evitar vazamentos ou acessos não autorizados. O descumprimento dessas normas pode acarretar multas ou até rescisão contratual, protegendo a empresa de eventuais sanções legais.
– Cláusula de exclusividade e de conflito de interesses
Dependendo da natureza do serviço administrativo, também pode ser necessário incluir uma cláusula de exclusividade, impedindo o prestador de trabalhar simultaneamente para empresas concorrentes durante a vigência do contrato, por exemplo. Essa cláusula é particularmente importante quando o prestador tem acesso a informações estratégicas, como dados financeiros ou planos de expansão.
Lembre-se de que a exclusividade não apenas protege os negócios do contratante, mas também evita conflitos de interesse que possam comprometer a integridade do serviço.
– Cláusula de penalidades e de multas contratuais
Para reforçar o cumprimento das obrigações, é fundamental prever penalidades financeiras para situações como atrasos na entrega de relatórios, descumprimento de prazos ou execução inadequada das tarefas.
Por exemplo, o contrato pode estabelecer uma multa proporcional ao valor do serviço prestado, caso o contratado não entregue os resultados esperados dentro do prazo acordado. Assim, essa cláusula serve como incentivo para a prestação de serviços de alta qualidade.
– Cláusula de revisão e de atualização contratual
Por fim, como os serviços administrativos podem evoluir com o tempo devido a mudanças nas necessidades da empresa contratante, uma cláusula de revisão contratual garante que o documento seja atualizado conforme necessário. Essa cláusula deve prever períodos de revisão, como semestral ou anual, e estabelecer procedimentos para adicionar ou ajustar itens, sempre com a anuência de ambas as partes.
Dar a devida atenção a essas cláusulas e seus artigos garante que o contrato seja adaptado às necessidades específicas do serviço administrativo, minimizando riscos e promovendo uma relação de trabalho transparente e mais eficiente entre as partes envolvidas.
Inclusive, o ideal é que esse tipo de cuidado se estenda para toda e qualquer relação legal que um empreendimento tenha com parceiros, fornecedores e prestadores. É por isso que disponibilizamos aqui, gratuitamente, um kit com 30 contratos completos e editáveis que toda empresa precisa ter para assegurar a cobertura jurídica necessária para o dia a dia da operação. É só clicar abaixo e fazer o download:
Perguntas frequentes
É um acordo formal que regula a execução de serviços administrativos, como organização de documentos, suporte financeiro e controle de processos, garantindo segurança jurídica para ambas as partes.
Sim, o contrato é essencial para formalizar a relação entre o MEI e a empresa, detalhando as obrigações e direitos de cada parte e evitando conflitos.
Não é obrigatório, mas o registro confere mais segurança jurídica, especialmente em contratos de longo prazo ou de valores elevados.
Conclusão
O contrato de prestação de serviços de gestão administrativa é um instrumento essencial para formalizar relações de trabalho entre empresas e prestadores de serviços. Ele garante a clareza de obrigações e direitos, assegurando que ambas as partes estejam protegidas juridicamente.
Por isso, como vimos, ao elaborar ou preencher esse contrato, é fundamental observar as melhores práticas, desde a definição clara do objeto até a inclusão de cláusulas específicas que atendam às particularidades do serviço administrativo contratado.
Lembre-se de que um contrato bem estruturado não apenas evita problemas jurídicos futuros, mas também promove uma relação comercial baseada na confiança e no profissionalismo!
